95% der Pilotprojekte mit generativer KI erzielen keinen messbaren Ergebnisbeitrag. Nicht die Technik ist das Problem: Sie wird nur zu oft als Zauberei eingekauft statt als Werkzeug für einen konkreten Ablauf.
Wir behandeln KI nicht als Wundermittel, sondern als Werkzeug. Wir nehmen einen einzelnen Ablauf, zerlegen ihn in seine Handgriffe und automatisieren, was sich sicher automatisieren lässt. Unspektakulär. Es funktioniert.
Was KI dabei kann, sind sechs Bausteine. Nicht mehr.
Quelle der Eingangszahl: MIT, „State of AI in Business 2025", 300 analysierte KI-Umsetzungen. Woran die Projekte konkret scheitern, steht in den fünf häufigsten Gründen.
Umgesetzte Projekte in Zahlen
30%
schnellere Angebote: Stückliste direkt aus CAD
Metall-Lohnfertigung
24 h → Sek.
Bearbeitungszeit je Kursbestellung
FH Salzburg
85%
weniger Nacharbeit bei der Reisekostenabrechnung
Geologie
30%
effizienterer Vertrieb durch KI-gestützte Dokumente
Swiss Consulting Team
01 · Was KI kann
Alles, was Ihnen als KI verkauft wird, ist eine Kombination aus diesen sechs. Wer sie kennt, kann jede Anforderung bewerten und die eigenen Prozesse selbst zerlegen.
PDF, Foto, Zeichnung, E-Mail oder Sprache lesen.
„Was steht auf diesem Lieferschein?"
Kategorie, Priorität und Zuständigkeit zuordnen.
Anfrage, Bestellung oder Reklamation?
Viel wird wenig, das Wesentliche bleibt.
40 Seiten Bericht, eine halbe Seite Ergebnis.
Einen Entwurf erzeugen.
Das Angebot aus der Anfrage.
Von System zu System übertragen.
Mail in ERP-Felder, Zeichnung in CSV.
Vergleichen und Abweichungen melden.
Plan gegen Ist, die doppelte Zahlung.
Am Ende jedes Prozesses entscheiden Sie: Soll die KI einen Vorschlag erstellen oder gleich handeln?
Die KI schlägt vor, ein Mensch gibt frei. Der Standard für alles, was Geld bewegt.
Die KI führt direkt aus. Für Standardfälle mit klaren Regeln.
Die Grenze dazwischen legen Sie fest, und sie wächst mit dem Vertrauen: Eine Auftragsbestätigung, die exakt zur Bestellung passt, wird direkt abgelegt; jede Abweichung kommt als Vorschlag auf den Tisch. So startet jedes Projekt konservativ und automatisiert erst mehr, wenn die Trefferquote es belegt hat.
02 · Ein Beispiel
Aus der Anfrage ein Angebot erstellen: drei der sechs Bausteine, hintereinandergeschaltet.
Auslöser
Anfrage trifft ein
Kunden-Mail mit Zeichnung im Anhang.
Baustein
Verstehen
Erkennt Positionen, Mengen und Termin.
Baustein
Erstellen
Entwurf aus Preisliste und Altangeboten.
Baustein
Übersetzen
Trägt Daten in die Angebotssoftware und ins CRM ein.
Ergebnis
Entwurf liegt bereit
Der Vertrieb prüft und verschickt.
Beim Menschen bleiben die Preisentscheidung, Sonderkonditionen und der letzte Blick vor dem Versand.
03 · Wo Sie anfangen
Erfüllt ein Ablauf alle vier Punkte, lohnt sich die Automatisierung fast immer.
Kommt täglich oder wöchentlich vor.
Beginnt mit einem Dokument von außen.
Folgt Regeln, die man aufschreiben kann.
Endet damit, dass jemand etwas abtippt.
Acht weitere Abläufe, jeder in seine Bausteine zerlegt. Achten Sie darauf, wie oft das Übersetzen 5 auftaucht: Dort entscheidet sich, ob KI in Ihren Systemen ankommt oder ein Chatfenster bleibt.
Verstehen · die AB des Lieferanten lesen
Prüfen · Preis, Menge und Termin gegen die Bestellung
Zusammenfassen · nur die Abweichungen
Verstehen · Stückliste, Zeichnung, Anfrage
Übersetzen · in Kalkulationspositionen
Prüfen · gegen Nachkalkulationen ähnlicher Aufträge
Erstellen · der Kalkulationsentwurf
Verstehen · Rechnung oder Scan lesen
Einordnen · Konto, Kostenstelle, Steuersatz
Übersetzen · als Buchungssatz für die FiBu
Verstehen · die Terminänderung im Auftrag
Prüfen · Auslastung, Rüstzeiten und Liefertermine
Erstellen · eine auslastungsoptimierte Reihenfolge über mehrere Arbeitsbereiche hinweg
Verstehen · die geänderte Zeichnung lesen
Prüfen · was sich geändert hat: neue Teilenummer, zusätzlicher Arbeitsschritt
Erstellen · die angepasste Montageanleitung
Verstehen · Lieferschein oder Avis lesen
Prüfen · gegen Bestellung und gemeldete Mengen
Übersetzen · als Wareneingangsbuchung
Verstehen · den Bericht des Technikers lesen, samt Freitext und Fotos
Prüfen · wiederkehrende Mängel und offene Fristen erkennen
Zusammenfassen · Kundenbericht und die nächsten Schritte
Verstehen · Zeichnung lesen, Bauteile und Mengen erkennen
Erstellen · der Stücklisten-Entwurf
Übersetzen · nach Vorgabe in CSV, XLS oder JSON
Wo Ihre Abläufe laufen, richtet sich nach der Sensibilität der Daten, nicht nach dem, was gerade Mode ist.
Auf Ihrer Hardware. Die Daten bleiben im Gebäude. Für Klassifikation, Extraktion und internes Wissen genügt oft ein offenes Modell auf einer einzelnen Grafikkarte. Was eine RTX 4090 kann und was nicht
Bei europäischen Anbietern wie Scaleway (FR) oder IONOS (DE), auf Wunsch verschlüsselt. Verträge nach europäischem Recht, Ihre Daten verlassen die EU-Jurisdiktion nicht. Digitale Souveränität: der Werkzeugkasten
Kein Training auf Ihren Daten. Wo die großen Cloud-Modelle zum Einsatz kommen, dann über Business- oder API-Verträge mit Auftragsverarbeitung, nicht über private Gratis-Konten.
Wer die Bausteine kennt, lässt sich kein Hexenwerk verkaufen.
Jedes KI-Versprechen lässt sich in diese sechs Teile zerlegen. Was sich nicht zerlegen lässt, ist selten Magie und meistens Marketing.
Die Zerlegung für Ihren Prozess können Sie nach dieser Seite selbst skizzieren. Die Arbeit steckt woanders: in der Trefferquote jedes einzelnen Bausteins, im Übersetzen in Ihre echten Systeme und im Betrieb danach, mit Monitoring, Wartung und einem Ansprechpartner, wenn etwas hakt.
Diesen Teil übernehmen wir. Beim KI-Ready-Check finden wir den Ablauf mit dem größten Hebel und sagen ehrlich, wo sich der Aufwand bei Ihnen (noch) nicht lohnt. Wie wir KI in bestehende Prozesse einbauen, zeigt unsere Seite zur KI-Integration.
Diesen Leitfaden als PDFKostenloses Erstgespräch, 30 Minuten: Wir sehen ihn uns gemeinsam an und sagen Ihnen, ob sich die Automatisierung rechnet oder nicht.